Was braucht es, damit die Einführung der Mitarbeiter-App zum rundum gelungenen Erfolg wird? Wie lässt sich der App-Launch optimal vorbereiten, um von Anfang hohe Akzeptanz und höchste Teilnahmeraten zu erreichen? Domna Meo von der gemeinnützigen MUTABOR Mensch GmbH aus Nordrhein-Westfalen sprach beim SUCCESS-talk über die Erfolgsfaktoren der Einführung der MiA Mitarbeiter-App.
Über 150 Mitarbeitende bieten bei MUTABOR Mensch ambulante und stationäre Leistungen in acht Fachbereichen an, um Kinder und Jugendliche in Notsituationen zu unterstützen. Die Organisation betreibt 4 Wohngruppen und 50 Erziehungsstellen. Weil der Großteil der Mitarbeitenden über keinen festen Computerarbeitsplatz verfügt, wurde der Wunsch nach einer möglichst mobilen und flexiblen Lösung für die interne Kommunikation laut.
Erste Überlegungen bereits 2019
„Das erste Mal ist die Anregung eine Mitarbeiter-App einzuführen, bereits 2019 an uns herangetragen worden. Da erschien uns das jedoch noch nicht so relevant, weil wir uns laufend für Besprechungen getroffen haben. Mit der Corona-Pandemie und dem ersten Lockdown hat sich das aber natürlich verändert“, erklärte Domna Meo, Assistentin der Geschäftsführung und Projektverantwortliche beim SUCCESS-talk.
Eigene Projektgruppe für die Testphase
Trotz der Dringlichkeit des Themas legte man bei MUTABOR Mensch ausgesprochen großen Augenmerk auf die Test- und Einführungsphase. „Wir haben uns zunächst nur mit den benötigten Funktionen beschäftigt und diese dann in einer Testphase erprobt.“ Ein entscheidender Aspekt war die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in diesen Prozess. Durch die Einrichtung einer Projektgruppe, die aus Vertretern aller Fachbereiche bestand, wurde sichergestellt, dass die App eine breite Palette von Bedürfnissen des gesamten Teams abdeckt.
Hohe Teilnahmeraten von Anfang an
Der offizielle Start der App war ein wohlüberlegter Schritt, der auf die intensive Testphase folgte. „Im Februar 2021 haben wir die App für Test-User zugänglich gemacht und im April dann für alle Mitarbeitenden geöffnet“, erklärte Domna Meo. Diese phasenweise Einführung ermöglichte es dem Projektteam, letzte Feinheiten zu justieren und die Benutzererfahrung weiter zu optimieren. Das Ergebnis: Ausgesprochen positive Reaktionen auf den Launch und hohe Teilnahmeraten vom ersten Tag an. „Wir hatten uns das Ziel gesetzt, von April bis Sommer 2022 mindestens 70 % unserer Kolleginnen und Kollegen in der App zu haben. Tatsächlich waren es im Sommer 85 %, und das hält sich seither sehr stabil.“
Service-Avatar „Frag MiA“
Ein besonders innovatives Element der MiA Mitarbeiter-App ist „Frag MiA“, ein Service-Avatar, der als virtueller Assistent dient. Die Idee zu dieser Service-Funktion entstand spontan in einer Projektgruppensitzung, als überlegt wurde, wie man den Mitarbeitenden den Einstieg in die App so leicht wie möglich machen könnte. Auch hier wurde das gesamte Team einbezogen. „Wir haben die Idee über die App kommuniziert und die Mitarbeitenden gebeten, das Erscheinungsbild von MiA in einem Avatar-Generator zu gestalten. Dann haben wir abgestimmt und den beliebtesten Entwurf ausgewählt.“
Automatisiertes Onboarding in der App
„Frag Mia“ spielt seither eine zentrale Rolle im Onboarding neuer Nutzerinnen und Nutzer. Jeder neue App-User erhält eine automatisierte Begrüßungsnachricht von MiA, die eine persönliche Note in den digitalen Onboarding-Prozess bringt. Darüber hinaus steht MiA den Nutzern für Fragen zur Verfügung und hilft, die vielfältigen Funktionen der App zu entdecken. Die Antworten, die MiA gibt, werden von einem kleinen Team rund um Domna Meo im Rahmen der Bürozeiten bearbeitet, was sicherstellt, dass die Kommunikation persönlich und hilfreich bleibt.
Test-User auch weiterhin im Einsatz
Während andere Unternehmen ihre Mitarbeiter-App innerhalb von kürzester Zeit erfolgreich einführen, hat man sich bei MUTABOR Mensch ausgiebige Vorlaufzeit dafür genommen. Genau diese ausführliche Vorbereitung beschrieb Domna Meo beim SUCCESS-talks als absoluten Erfolgsfaktor für den Zusammenhalt im Team: „Alle haben sich gefreut, dass sie so einbezogen wurden und waren dann auch stolz, dass sie ihren Teil zur App beitragen konnten.“ Der gemeinschaftliche Ansatz bleibt daher auch weiterhin bestehen: „Immer wenn wir eine neue Funktion öffnen wollen, bei der wir nicht ganz sicher sind, wie sie ankommen könnte, arbeiten wir wieder mit Test-Usern, um von Anfang an sicherzustellen, dass alle sich damit wohlfühlen.“
Jetzt Newsletter abonnieren!
Frischer Content aus den Bereichen HR und interne Kommunikation – monatlich in Ihrem Postfach.
